RSS

Senin, 08 Maret 2010

Rancang bangun basis data rental VCD

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Dewasa ini, berbagai peluang usaha dilakukan sebagai penunjang kebutuhan hidup. Salah satunya adalah usaha rental VCD/DVD yang cukup menjanjikan sebagai salah satu peluang usaha bagi para anak muda. Melihat banyaknya koleksi akan film dalam bentuk VCD dan DVD selayaknya menjadi pertimbangan untuk membuka suatu usaha rental. Namun banyak faktor yang perlu diperhatikan dalam pembuatan usaha ini, dan yang terpenting adalah bagaimana membuat administrasi yang berjalan didalamnya dapat dikendalikan dengan baik.

Suatu rental VCD/DVD dikelola oleh seorang koordinator yang dibantu oleh beberapa petugas.

Hal yang sangat rentan adalah pengelolaan terhadap kaset-kaset yang dipinjam dan dikembalikan. Seringkali luput dari pengelolaan adalah berapa banyak kaset yang masih dipinjam dan belum dikembalikan. Selain itu data-data member seringkali acak-acakan, sehingga satu orang dapat memiliki dua member sekaligus.

Kerepotan lain terjadi pada karyawan yang bertugas untuk membuat laporan-laporan. Laporan yang mengharuskan pendataan dari sekian banyak data dalam kurun waktu tertentu, tentunya sangat rentan sekali dari hilangnya beberapa data akibat kesalahan petugas (human error). Selain itu sulitnya mengumpulkan kembali data-data yang ada dan dibutuhkan, sehingga kecermatan dan ketelitian sangat diperlukan sekali.

Pada suatu rental vcd dilakukan pengolahan data yang berhubungan dengan kegiatan peminjaman dan pengembalian untuk menghasilkan laporan tentang pelanggan, vcd, dan transaksi peminjaman/pengembalian. Pengolahan data yang baik akan mendukung terbentuknya basis data persewaan vcd yang baik.

Metodologi pokok yang digunakan dalam penyelesaian masalah dalam sebuah sistem informasi persewaan vcd adalah dengan menentukan sistem yang telah berjalan namun masih dikerjakan secara manual. Menentukan system flow diagram (SFD), data flow diagram leveled yang meliputi level 0 dan level 1, basis data yang diperlukan, hubungan antar entitas (ERD) dan juga sumber data (wawancara, observasi dan juga studi pustaka) yang digunakan dalam sebuah rental vcd.

Pendataan mengenai laporan-laporan apa saja yang diperlukan dalam pengolahan data. Dengan data yang telah di dapat maka akan tercipta sebuah rancangan basis data yang terkomputerisasi yang lebih efektif dan efisien yang digunakan dalam sebuah rental vcd. Dengan melakukan perancangan basis data persewaan vcd akan membantu proses pendataan dan pencarian yang meliputi data pelanggan, data vcd, data peminjaman dan pengembalian vcd, data denda, serta proses pembuatan laporan yang harus diketahui oleh pemilik rental dengan lebih efektif, tingkat kesalahan yang relative rendah dan keamanan data yang lebih terjamin.

1.2. Tujuan dan Manfaat

Tujuan yang hendak dicapai dalam pembuatan makalah ini adalah menghasilkan suatu perangkat lunak sistem informasi rental VCD/DVD namun dalam hal ini berangkat dari dasar rancang bangun basis data yang didalamnya termasuk data peminjam, karyawan, dan kaset VCD dan DVD yang nantinya diharapkan dapat membantu petugas administrasi rental dalam melaksanakan tugasnya termasuk didalamnya proses penginputan seta pengolahan data sehingga dapat terorganisir dan tersusun dengan baik, dan dapat diakses secara cepat, tepat, akurat, dan kapan saja data diperlukan. Namun dalam lingkup umumnya perancangan ini memfokuskan pada beberapa hal sebagai berikut :

  1. mengetahui seberapa besar manfaat serta kemudahan-kemudahan yang didapat oleh seorang member/pelanggan dalam meminjam buku di perpustakaan sekolah.
  2. mengetahui seberapa besar minat masyarakat untuk menonton film dan meminjamnya di sebuah rental VCD/DVD.
  3. mengetahui seberapa besar tingkat responsif masyarakat terhadap kebutuhan akan hiburan salah satunya dengan menonton film. Mengingat harga kaset yang mahal, penyewaan film menjadi salah satu alternatif masyarakat dalam memenuhi kebutuhan akan hiburan film.

Sedangkan manfaat dari perancangan ini adalah tertuju langsung pada para pelanggan yang meminjam kaset di rental, dan manfaat lainnya dari dilakukannya perancangan ini adalah:

  1. Memberikan fasilitas-fasilitas rental (pusat penyewaan) yang terbaik dari pihak penyedia (produsen) kepada masyarakat dalam hal ini pelanggan.
  2. Memberikan berbagai kemudahan bagi para member/pelanggan untuk melakukan proses penyewaan dan pengembalian kaset di rental, sehingga dapat meningkatkan minat seseorang untuk mendaftar menjadi seorang member yang nantinya akan menyewa kaset yag dapat dilakukan dengan mudah dan memuaskan.

1.1. Batasan Masalah

Perancangan basis data dalam penelitian ini hanya membatasi pada analisa dan perancangan basis data saja, tidak melebar pada pembuatan sistem informasi yang lebih luas lagi. Dalam hal ini perancangan basis data dilakukan untuk mengganti sistem data manual yang selama ini digunakan oleh banyak pihak rental kaset VCD/DVD yang memiliki kelemahan dalam ketidakefisienan dalam proses pendataan, dapat memnyebabkan banyaknya keterlambatan pekerjaan dan banyaknya resiko kesalahan yang dilakukan. Maka perancangan basis data ini dilakukan sebagai dasar untuk selanjutnya membuat suatu sistem informasi yang dapat membantu rental menangani kelemahan yang ada, serta meminimalisasi tingkat kecerobohan dan manipulasi data yang dapat dilakukan oleh siapa saja.

Batasan masalah perancangan basis data secara umum adalah sebagai berikut:

  • Data member (anggota) dalam hal ini adalah konsumen dari penyewaan kaset VCD/DVD merupakan masyarakat luas yang mendaftarkan diri terlebih dahulu dengan menyerahkan identitas diri dan juga bukti setoran atau pendapatan (slip gaji, pembayaran rekening litrik, dll).
  • Untuk keterlambatan pengembalian kaset diberikan sanksi yang berupa denda, yang dihitung perhari setelah melewati batas tanggal pengembalian buku. Satu hari keterlambatan pengembalian harus membayar denda Rp 1.000,- perkaset, jika lebih dari satu hari maka dihitung Rp 1.000,- dikalikan dengan jumlah hari keterlambatan pengembalian perbuku .
  • Harga sewa VCD adalah Rp 3.000,- perkaset, sedangkan DVD Rp 4.000,-. Peminjaman minimal 4 kaset mendapat potongan 10%. Bagi yang berulang tahun, mendapat potongan 10% berapapun orang tersebut meminjam kaset. Pengembalian kaset 4 hari.
  • Khusus untuk data anggota hanya data orang-orang yang telah mendaftarkan diri sebelumnya, diluar itu tidak diperkenankan sama sekali untuk menyewa kaset VCD/DVD.
  • Sedangkan untuk laporan peminjam, peminjam dibagi menjadi dua yakni peminjam aktif dan peminjam pasif. Peminjam aktif adalah anggota (member) yang setidaknya meminjam minimal 2 buah kaset per bulan, sedangkan peminjam pasif adalah anggota yang meminjam kaset kurang dari 2 buah kaset per bulan atau tidak sama sekali.

BAB II

ANALISA

2.1. Deskripsi Sistem

Petugas rental VCD/DVD dibanyak tempat rental selama ini seringkali menggunakan buku dan jurnal-jurnal untuk mencatat semua transaksi penyewaan yang ada. Karena terbatasnya sarana yang ada maka adanya sistem komputer sangat dibutuhkan. Sistem komputer ini meliputi sistem informasi penyewaan, misalnya untuk melakukan pencatatan transaksi petugas rental hanya perlu memasukkan data-data yang diperlukan dalam suatu basis data dan menyimpannya.

Sistem pencatatan transaksi kaset film yang dilakukan secara manual berlangsung lama dan butuh ketelitian, karena anggota (member) rental berjumlah sangat banyak.Sedangkan petugas ingin sesuatu yang serba praktis dan cepat.

Analisis sistem penyewaan kaset VCD/DVD terdiri dari tiga tahap yaitu pengumpulan data yang diperlukan melalui survei, permasalahan yang dihadapi pada pemakaian sistem yang telah ada dan pemecahan masalah dengan sistem baru. Adapun tahap-tahapnya adalah :

· Survei

Survei dilakukan dengan mendatangi rental-rental VCD/DVD yang masih menggunakan siste manual yakni dengan meminta data pada petugas rental tentang sistem administrasi penyewaan yang selama ini dipakai dan mewawancarai petugas tentang jalannya sistem penyewaan yang ada. Survei juga meliputi penelitian terhadap keadaan rental. Penelitian yang dilakukan adalah dengan mengamati cara pencatatan transaksi yang dilakukan oleh petugas rental dalam melayani anggota (member) yang melakukan transaksi penyewaan kaset. Sedangkan data yang diberikan oleh petugas perpustakaan meliputi, data sistem penyewaan kaset, data sistem pengembalian kaset, dan data dari sistem lain yang berlaku di rental VCD/DVD yang bersangkutan yang berlaku pada saat itu.

Sistem yang ada di rental tersebut baru meliputi sistem penyewaan kaset, sistem pengembalian kaset dan sistem pemesanan kaset. Sistem penyewaan dimulai bila seorang anggota / pelanggan rental membawa kaset yang ingin disewanya ke petugas rental untuk dicatat sebagai transaksi penyewaan kaset, petugas rental akan mencatat kode kaset, judul kaset, nomor anggota dari member, tanggal penyewaan dan tanggal pengembalian kaset kemudian menyimpannya sebagai arsip penyewaan. Sistem pengembalian kaset dapat dilakukan bila member mengembalian kaset yang telah disewanya. Pengembalian tidak dicatat lagi sebagai transaksi, melainkan hanya mencoret transaksi penyewaan. Dari catatan transaksi penyewaan inilah petugas rental mengetahui apakah pengembalian kaset itu melebihi batas waktu yang ditentukan, jika melebihi batas waku yang telah ditentukan maka penyewa akan dikenai denda. Selain kedua sistem tersebut terdapat juga sistem pemesanan kaset. Sistem ini ditujukkan untuk anggota yang ingin menyewa kaset tetapi kaset yang dimaksud sedang disewa oleh orang lain.

· Permasalahan yang dihadapi pada pemakaian sistem yang telah ada

Sistem yang selama ini dipakai ternyata tidak efisien untuk pembuatan laporan dan kurang terjaga keamanannya. Jika petugas rental ingin membuat laporan maka arsip yang ada harus dikumpulkan dan dicatat satu persatu, tentu saja hal ini membuat petugas rental harus meluangkan waktu lebih banyak untuk pengerjaan tugas ini.

· Pemecahan masalah dengan sistem baru

Permasalahan yang ada dapat diatasi dengan sistem baru yaiu sistem komputer. Jadi setiap transaksi yang terjadi, data kaset yang ada dan data anggota / member yang ada disimpan dalam suatu database. Laporan yang dibutuhkan akan ditampilkan secara otomatis tanpa harus menghitung secara manual lagi. Serta laporan tersimpan rapi, resiko kehilangan data lebih kecil lagi, serta jumlah pekerja yang dibutuhkan tidak sebanyak ketika semua proses yang dikerjakan oleh petugas dilakukan secara manual.

· Struktur organisasi rental VCD/DVD secara umum:


· Job Description

a. Koordinator

Mengawasi anggota, memeriksa laporan bulanan, menyediakan kaset baru, dan menentukan tujuan kedepan.

b. Petugas

Melayani pelanggan, merawat kaset, merekap laporan keuangan dan ikut menjaga kelangsungan rental.

Tabel Analisis Sistem

JENIS ANALISIS

KELEMAHAN SISTEM LAMA

SISTEM YANG DIAJUKAN

Performance ( kinerja ) :

Kemampuan menyelesaikan tugas (jumlah produksi) dlm jangka waktu tertentu

Sistem pendataan penyewaan, baik pencatatan data penyewa, transaksi penyewaan dan pembayaran secara manual berpotensi menimbulkan kesalahan dalam pendataannya. Selain itu pendataan secara manual akan memakan waktu lama yang tidak menentu.

Sistem berbasis komputer, yaitu mengunakan prangkat lunak untuk proses pendataan penyewaan, meminimalisir terjadinya kesalahan dalam data penyewa, transaksi penyewaan / pengembalian, transaksi pembayaran serta dapat secara otomatis mengukur ketepatan tenggal pengembalian vcd, sehingga dapat diterapkannya aturan seperti denda keterlambatan, sehingga kerugianpun dapat terminimalisirkan.

Information: Analisis laporan-laporan yg digunakan untuk menghasilkan informasi bagi manajemen dlm pengambilan keputusan.

Sistem yang dilakukan secara manual sangat memperlambat proses transaksi sehingga aliran informasipun sangat lama.

Teknologi berbasis komputer menjadikan proses informasi berlangsung cepat.

Economic: penilaian dampak sistem baru terhadap pengurangan biaya dan keuntungan yg akan didapatkan oleh perusahaan.

Dalam waktu yang panjang memungkinkan terjadinya kerugian yang sangat besar, karena tidak terkontrolnya data – data penyewa & transaksi penyewaan / pengembalian, sehingga memungkinkan sekali adanya vcd yang tidak kembali. Begitu pula data keterlambatan dll, yang memungkinkan kerugian besar karena tdak berlakunya denda atau sangsi.

Dalam jangka pendek biaya yg dikeluarkan cukup besar. Tetapi untuk jangka panjang lebih sedikit karena hanya mengeluarkan biaya perawatan komputer. Kita mampu mengontrol arus pinjam, kembali vcd dllnya dengan baik sehingga akan menghasillkan keuntungan yang lebih.

Control: kontrol dilaksanakan untuk meningkat kinerja sistem, mendeteksi kesalahan, menjamin keamanan data, informasi dan persyaratan

Sistem penyewaan vcd secara manual akan sulit terkontrol karena pemrosesan data dilakukan oleh manusia sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan sangat besar.

Sistem berbasis komputer dapat memudahkan kontrol sehingga dpt menekan terjadinya kesalahan.

Eficiency: analisis proses agar dapat menghasilkan output yg diharapkan dengan pemborosan seminimal mungkin.

Sistem penyewaan vcd secara manual kurang efisien karena perlu melakukan dokumentasi secara manual

Sistem berbasis komputer lebih efisien karena dokumentasi dilakukan secara otomatis.

Services: analisis pelayanan agar terjadi peningkatan pelayanan yg lebih baik.

Pelayanan kpd pelanggan akan terasa kurang optimal, karena dengan sistem yang berjalan sekarang pelanggan masih mengalami antri lama untuk proses penyewaan / pengembalian dan pembayaran karena prosesnya dilakukan manual.

Pelayanan lebih singkat karena pemrosesan dilakukan oleh komputer, sehingga pelanggan memiliki waktu yang lebih longgar untuk hal lain, kepentingannya sendiri.

2.2. Batasan-batasan Sistem

Dalam permasalahan yang timbul di dalam sistem ini merupakan gabungan antara maksud dari teknik pelaporan dan masalah yang ditimbulkan,dari tujuan yang mengacu pada sistem rental VCD/DVD dan memberikan pengaruh persepsi tentang kemudahan sikap dan kebiasaan masyarakat dalam memperoleh sumber hiburan yang layak dan dapat dilakuakn dengan mudah, disamping itu secara umum memberikan gambaran batasan tentang :

· Bagaimana sistem ini bekerja? dan proses yang terjadi?

· Bagaimana para pelangan/member dapat menyewa, memesan dan mengembalikan kaset di rental?

· Bagaimana pemilik rental mengetahui tingkat perkembangan usahanya secara periodik?

· Bagaimana ER-D dan skema yang terjadi antar member dengan petugas?

Batasan mengenai sistem ini meliputi hal yang di atas, sebagian besar hal ini banyak menunjuk kearah peminjaman, penelitian pun perlu dilakukan supaya terarah dan tepat pada sasaran.

Selain itu ruang lingkup sistem yang dijadikan objek

· Level

Sistem yang nanti akan merawat kami jadikan objek adalah merupakan knowledge-level system, mendukung pekerja organisasi yang bekerja pada bagian data dan knowledge. Tujuan dari knowledge-level system adalah untuk membantu perusahaan untuk mengintegrasikan adanya knowledge baru kedalam perusahaan dan membantu organisasi untuk mengendalikan aliran dokumen dalam perusahaan.

· Fungsi

Sedangkan fungsi dari sistem yang akan dibuat adalah untuk membantu perusahaan mengintegrasikan adanya knowledge baru kedalam perusahaan dan membantu organisasi untuk mengendalikan aliran dokumen dalam perusahaan.

2.3. Bentuk-bentuk laporan

Laporan-laporan yang ada dalam suatu rental VCD/DVD yakni terdiri dari:

· Laporan Penyewaan

· Laporan data member

· Laporan data VCD/DVD

· Laporan data karyawan

Seluruh laporan tersebut dibuat secara rutin dengan jangka waktu:

· Laporan data harian

· Laporan data mingguan

· Laporan data tahunan


Silahkan menambahkan komentar apabila ada kritik, saran, ataupun pertanyaan...hemmmm....mudah2an bisa membantu...:D


2 komentar:

Fauzi ipunk mengatakan...

Waaaah...makasih tulisannya membantu..
Tapi klo buka rental kaset mesti ada ijinnya gk yaaah....?
polisi atau kemana ijinnya....atau suka2 gk perlu ijin segala...

Horier mengatakan...

makasih about analisanya, cuman saran nih .. lebih baik kasih gambar ERDnya biar lebih ngerti alur datanya ^^

Poskan Komentar

Tinggalkan komentar untuk perbaikan atau kritik dan saran serta pertanyaan...thanks....:)